4 juni 2024

Wij hechten veel belang aan uw privacy. Daarom gaan wij zorgvuldig met uw gegevens om en houden we ons aan de geldende privacywetgeving zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
 
Kort samengevat verwerken wij zo min mogelijk persoonsgegevens, behandelen wij uw persoonsgegevens altijd zorgvuldig en vertrouwelijk, zullen wij uw gegevens nooit verkopen en zorgen we er voor dat uw persoonsgegevens goed beveiligd zijn. Ook zullen we uw gegevens nooit langer bewaren dan strikt noodzakelijk. Wij delen uw persoonsgegevens alleen wanneer u daar toestemming voor heeft gegeven of als wij daar wettelijk toe verplicht zijn.
 
In deze privacyverklaring leggen wij verder uit wat wij doen met de informatie die wij over u hebben verkregen.
 
Deze privacyverklaring is voor het laatst gewijzigd op 4 juni 2024. We passen de privacyverklaring aan als dat nodig is en raden u daarom aan om deze verklaring regelmatig te bekijken.

1. Wanneer deze privacyverklaring van toepassing is

Deze privacyverklaring is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens die plaatsvinden onder de handelsnamen horende bij  KVK-nummer 34303676, te weten: Ithaka consulting, Ithaka privacyadvies en Sourchan.

2. Wie verantwoordelijk is voor de gegevensverwerking

Maaike van Walstijn is verantwoordelijk voor de rechtmatige verwerking van uw persoonsgegevens, en is de zogenoemde ‘verwerkingsverantwoordelijke’ in de zin van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). 
Voor vragen over privacy of om gebruik te maken van uw privacy-rechten, kunt u contact opnemen met Maaike van Walstijn als verwerkingsverantwoordelijke, op privacy@ithakaprivacyadvies.nl.

3. Welke gegevens we gebruiken

Persoonsgegevens zijn alle gegevens die herleidbaar zijn tot een individu, zoals naam, telefoonnummer, IP-adres, klantnummer of surfgedrag. We verzamelen op verschillende manieren persoonsgegevens. De meeste gegevens worden door de betrokkene zelf aangeleverd, d.w.z. door de klant, diens medewerkers of partners, externe adviseurs of trainers. Soms verzamelen we ook gegevens uit openbare bronnen zoals de Kamer van Koophandel of het online-netwerk LinkedIn. Welke persoonsgegevens we exact verzamelen en verwerken, hangt af van de dienstverlening die u afneemt en de gegevens die daarvoor noodzakelijk zijn.

Als wij werk doen zoals organisatieadvies, privacy-advies, verandermanagement, coaching, intervisie of supervisie, verwerken wij persoonsgegevens zoals: 

• Voor- en achternaam
• Organisatienaam
• Contactgegevens
• Betaal-, declaratie en factuurgegevens
• IBAN
• Inkoopnummer/referentie

Daarbij verwerken we soms ook de persoonsgegevens die u ons geeft in correspondentie of gesprekken, bijvoorbeeld over uw achtergrond, functie, situatie, organisatie of over specifieke problematiek en de uitslagen van zelf-testen of metingen. Hierbij kunnen eventueel ook zogenaamde ‘bijzondere persoonsgegevens’ verwerkt worden zoals gezondheidsgegevens of geslacht. 

Ook ingeval van workshops en trainingen verwerken wij alleen de persoonsgegevens die daarvoor noodzakelijk zijn. Naast uw naam en contactgegevens zijn dat bijvoorbeeld: 

• Te ontwikkelen workshop of training
• Cursusnaam en leerdoelen
• Aanwezigheid en deelname
• Voortgang en resultaten
• Feedback en evaluaties
• Functie, werkervaring, kwalificaties, vooropleiding en werkgever
• Uitslagen van metingen en zelftesten
• Inkoopnummer/referentie
• KVK-nummer, BTW-nummer
• IBAN

Bij workshops en trainingen worden soms ook beeld- en geluidsopnames gemaakt. Inherent hieraan is dat daarbij ook persoonsgegevens en soms ook gevoelige en bijzondere persoonsgegevens afgeleid kunnen worden (zoals gezondheidsgegevens). Wij verwerken deze gegevens uiterst zorgvuldig en zorgen ervoor dat ze adequate beveiligd zijn. Voorafgaand aan de opnamen vragen wij altijd uitdrukkelijk om uw toestemming voor de opnames. Opnames worden alleen gebruikt voor trainingsdoeleinden en niet voor onze eigen promotie. We delen de opnames in geen geval met anderen.

4. Waarvoor we uw persoonsgegevens gebruiken

We gebruiken persoonsgegevens alleen voor het doel waar we die voor mogen gebruiken en gebruiken uw gegevens alleen om u als klant de beste service te kunnen geven en we dat zonder die gegevens niet kunnen doen. Concreet geldt voor alle hierboven genoemde persoonsgegevens dat we die alleen gebruiken om:

• de overeenkomst uit te voeren die wij met u zijn aangegaan (onze dienstverlening)
• onze relatie die daaruit voortvloeit, te onderhouden
• te voldoen aan onze wettelijke en juridische verplichtingen (zoals voor de fiscus of vanwege onze certificering)
• om onze dienstverlening en producten te verbeteren. 
  
  

5. Op welke rechtsgronden wij ons baseren 

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend op basis van de wettelijk toegestane gronden (artikel 6 AVG), oftewel:

• uitvoering van een overeenkomst
• wettelijke verplichting
• gerechtvaardigd belang (bijvoorbeeld ons belang om een duurzame relatie met u te behouden en om onze dienstverlening te verbeteren)
• verkregen toestemming van u (waarbij u uw toestemming ook altijd kunt intrekken).

6. Waar we uw gegevens opslaan

Wij verwerken uw data zoveel mogelijk binnen de Europese Economische Ruimte (EER). In uitzonderingsgevallen kunnen wij uw persoonsgegevens ook verwerken bij partijen die zijn gevestigd buiten de EER. Wij doen dit alleen indien er sprake is van een passend beschermingsniveau. Met personen en bedrijven die uw gegevens verwerken in onze opdracht (zoals IT-leveranciers en -dienstverleners), sluiten we zo veel mogelijk een specifieke verwerkersovereenkomst af.

7. Hoelang wij uw gegevens bewaren

Wij bewaren uw gegevens tot maximaal een half jaar na de looptijd van onze overeenkomst, de afhandeling van uw informatieverzoek of totdat de betaling is voldaan. Sommige gegevens bewaren wij langer maar alleen als wij daartoe wettelijk verplicht zijn (bijvoorbeeld vanwege de fiscale bewaartermijn van zeven jaar). 

8. Hoe wij uw gegevens beveiligen 

Wij hechten grote waarde aan de bescherming en beveiliging van uw persoonsgegevens. Wij nemen daarom passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen om onbevoegde toegang, misbruik, verlies, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging van persoonsgegevens tegen te gaan. Zo nemen wij oa. deze maatregelen: 

• werken zoveel mogelijk digitaal: oude papieren gaan door de shredder en digitale documenten worden beveiligd opgeslagen
• hanteren een actief ‘clean desk beleid’
• hebben logische toegangscontrole op onze laptops en systemen, met wachtwoorden en doel-gebonden toegangsbeperkingen
• gebruiken up-to-date firewalls en virus-scanners
• versleutelen alle digitale bestanden (encryptie)
• versleutelen alle vertrouwelijke data voordat ze via mail verstuurd worden
• slaan de gegevens zo veel mogelijk op binnen de Europees Economisch Ruimte (EER)
• maken periodieke backups van al onze data
• testen periodiek of de beschikbaarheid van en toegang tot persoonsgegevens ook tijdig hersteld kan worden
• sluiten gegevensverwerkingsovereenkomsten met onze verwerkers.

Naast deze maatregelen zijn we steeds op zoek naar mogelijkheden om onze beveiliging verder te verbeteren. 

9. Met wie wij gegevens delen 

In principe delen we uw persoonsgegevens niet met anderen. We doen dat echt alleen als dat nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst of om te voldoen aan een wettelijke of juridische verplichting. Wij zullen uw gegevens nooit verkopen. Wel kan het voorkomen dat wij uw persoonsgegevens aan derde partijen verstrekken omdat:

• dat nodig is om de overeenkomst met u uit te voeren
• u hier zelf toestemming of opdracht voor heeft gegeven
• wij hen hebben ingeschakeld om bepaalde gegevens te verwerken
• wij hier een gerechtvaardigd belang bij hebben
• wij dat wettelijk verplicht zijn (bijvoorbeeld als de politie of een toezichthouder dat eist).

Soms maken we gebruik van derde partijen die eigen diensten aanbieden (zoals trainers of aanbieders van (online) zelfmetingen). Deze partijen zijn in principe zelf verantwoordelijk voor de (verdere) verwerking van uw persoonsgegevens en de naleving van de AVG. Mocht er feitelijk sprake zijn van een zgn. ‘gedeelde verwerkingsverantwoordelijkheid’, maken we daar afspraken over en stellen deze op schrift. 

10. Wat uw privacyrechten zijn

U heeft het recht op inzage in de persoonsgegevens die we van u verwerken. Ook kunt u ons verzoeken om uw gegevens te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen. U kunt ook bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens of uw toestemming voor de verwerking intrekken. Desgewenst kunt u ook een beroep te doen op het recht om uw gegevens over te dragen aan een andere instantie (gegevensoverdraagbaarheid, data-portabiliteit). Mocht u niet tevreden zijn over de wijze waarop wij uw persoonsgegevens verwerken, dan heeft u de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de toezichthouder: de Autoriteit Persoonsgegevens. 

11. Hoe u contact met ons kunt opnemen

Voor vragen over privacy of om gebruik te maken van uw privacy-rechten, kunt u contact opnemen met Maaike van Walstijn als verwerkingsverantwoordelijke, op privacy@ithakaprivacyadvies.nl. Stuur ter verificatie van uw identiteit wel een kopie van uw geldig legitimatiebewijs mee. Uw foto en burgerservicenummer (BSN) dient u daarbij af te schermen (de overheidsapp KopieID maakt dit heel gemakkelijk). Wij reageren zo snel mogelijk op uw verzoek, uiterlijk binnen 4 weken. 

12. Cookies

Een cookie is een klein tekstbestand dat bij je bezoek aan onze website geplaatst wordt op je hardware.  Op onze websites worden alleen functionele cookies gebruikt. Deze worden verwijderd op moment dat u de website verlaat.